In Comarch ERP XT können Sie beim Erstellen einer Abrechnungsperiode und eines Musterkontenplans standardmäßige Buchungsschlüssel für die folgenden Dokumente generieren:
- Ausgangsrechnungen
- Kassenbelege
- Eingangsrechnungen
- Kursdifferenz
- Bankbericht
- Kassenbericht
- Interner Wareneinggang
- Interner Warenausgang
Auf der Grundlage dieser Buchungsschlüssel werden nach Eingabe der ersten Abrechnungsperiode in das System eingegebene Dokumente automatisch gebucht.
Diese Buchungsschlüssel können geändert werden, wenn eine Anpassung an die Besonderheiten der Tätigkeit erforderlich ist. Sie können auch Ihre eigenen erstellen. Das Bearbeiten von Buchungsschlüssel ist über das Fenster Kontenplan im Kontextmenü möglich.
Um Ihr eigenes Buchungsschlüssel hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anlegen“ und füllen Sie das Formular aus, indem Sie zuerst Folgendes angeben:
- Dokumentart, auf das sich der Buchungsschlüssel bezieht
- Name des Buchungsschlüssels
- Journal
- Datum, an dem die Buchung stattfinden wird – Auswahl aus der Liste je nach Art des Dokuments
Im nächsten Abschnitt können Sie die Bedingungen angeben, unter denen ein bestimmtes Buchungsschlüssel angewendet wird, z. B. für eine bestimmte Währung, ein bestimmtes Subjekt oder eine bestimmte Dokumentart.
Informationen über die Bedingung an der Position des Buchungsschlüssel werden auch im Tooltip der Spalte „Bedingung“ angezeigt.
Im Feld „Beschreibung“ können Sie angeben, welche Informationen beim automatischen Buchen mit dem ausgewählten Schema „Beschreibung hinzufügen“ des Journaleintrags gespeichert werden. Dies kann beispielsweise eine Dokumentnummer sein.
Der letzte Abschnitt des Formulars ist die Positionen, in denen Sie folgendes angeben müssen:
- auf welches Konto auf der Soll-Seite die Position gebucht werden soll
- auf welches Konto auf der Haben-Seite die Position gebucht werden soll
- welcher Betrag (brutto / netto / MwSt.) zu verbuchen ist, die Bezeichnung der Abrechnung, eventuelle Buchung in Fremdwährung bei Dokumenten in Fremdwährungen
- spezifische Bedingung für die Position die auch gruppiert werden kann
- Beschreibung der Position, die später in der Beschreibung des Elements der Buchungssätze angezeigt wird
Wenn Sie auf eine Position klicken, erscheint ein vollständiges Formular, in dem alle oben beschriebenen Optionen angezeigt werden:
Im Buchungsschlüssel ist es möglich, die Positionen innerhalb des Schemas zu kopieren:
Beim Speichern eines neuen Buchungsschlüssels fragt das System den Benutzer, ob er die automatische Buchung durchführen möchte. Wenn Sie mit „JA“ antworten, werden die im Schema aufgeführten Dokumente von diesem Zeitpunkt an automatisch erfasst.
Wenn der Buchungsschlüssel bereits verwendet wurde, ist es nicht möglich, es zu entfernen. Es kann nur modifiziert werden.
Automatische Buchung – der Parameter kann nur in einem Buchungsschlüssel innerhalb einer bestimmten Dokumentart ausgewählt werden. Wenn Sie auf dem nächsten Buchungsschlüssel innerhalb einer bestimmten Dokumentart auswählen, wird die Markierung auf dem Buchungsschlüssel aufgehoben, auf dem es ausgewählt war.
Schlüssel inaktiv – der Buchungsschlüssel mit dem ausgewählten Parameter wird nicht in der Liste der Buchungsschlüssel angezeigt, die Sie während der Buchung auswählen können.
