In der Anwendung Comarch ERP XT gibt es die Möglichkeit, den Service Comarch OCR zu nutzen, der das Lesen des Fotos/Scannen der Rechnung und die Eingabe der Eingangsrechnungen in das Rechnungsmodul ermöglicht.
Bevor Sie den OCR – Dienst starten, sollten Sie sich mit den Geschäftsbedingungen vertraut machen und eine Vereinbarung über die Datenweitergabe unterzeichnen.

Wie füge ich ein Dokument zur Eingangsrechnungenliste hinzu?

Wählen Sie in der Liste Rechnung die Schaltfläche [OCR]:

Markieren Sie dann die Dateien mit den Rechnungen, die Sie laden möchten. Nachdem Sie mit der Verarbeitung  der Dokumente begonnen haben, erscheint auf dem Bildschirm ein Fenster mit Informationen über die bearbeiteten Dokumente. Für jedes Dokument sieht der Benutzer, ob die Bearbeitung korrekt abgeschlossen wurde. Mit dem Hinzufügen der Rechnung wird auch die Datei gespeichert, aus der das Dokument gelesen wurde.
Comarch OCR erkennt Rechnungsdaten in den Währungen EUR und CHF. Es werden sowohl Dokumente aus einzelnen Dateien (ein Dokument ist eine Datei) als auch mehrere Dokumente in einer PDF-Datei erkannt.

Folgende Daten werden erkannt:

• Nummer des Vertragspartners
• UStID-Nr.
• die Nummer des Dokuments,
• Datum der Inbetriebnahme, Ausstellung und Kauf,
• Zahlungsart und Zahlungsfrist,
• Nummer des Bankkontos
• Informationen über die Positionen im Dokument

Comarch OCR erlaubt es nicht, das gleiche Dokument mehrmals einzugeben. Bei der Dokumentenerkennung wird eine Duplikationsprüfung eingeführt, die überprüft, ob sich bereits ein Dokument mit den gleichen Daten in der Eingangsrechnungenliste befindet:

• Rechnungsnummer
• USt-IdNr.
• Nettobetrag
• Ausstellungsdatum

Überprüfung der verarbeiteten Dokumente

Nach Abschluss der Verarbeitung werden die eingelesenen Dokumente in der Liste der Eingangsrechnungen als „Überprüft” oder „Nicht überprüft” gekennzeichnet.

Dokumente, die über Comarch OCR in die Eingangsrechnungsliste eingetragen wurden, sollten vom Benutzer hinsichtlich der Richtigkeit der importierten Daten überprüft und anschließend endgültig bestätigt werden. Nicht überprüfte Dokumente werden in einer speziellen Ansicht geöffnet, damit der Benutzer den Scan der Rechnung mit den gelesenen Daten vergleichen kann:

Bei der Überprüfung sollten Sie besonders auf folgende erkannte Daten achten:

• USt-IdNr. und Kundendaten
• Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum und Verkaufsdatum
• Zahlungsart und Zahlungsziel
• Bankkontonummer
• Positionen auf der Rechnung, Mehrwertsteuersätze und Beträge

Zuordnung von Produktkarten zu Positionsdaten

Während des Einfügens einer Eingangsrechnung versucht das OCR-Programm, die Positionsdaten der Rechnung mit den im System registrierten Produktkarten zu verknüpfen. Die Verknüpfung wird auf der Grundlage von:

• EAN-Code
• Name des Produkts

Wenn das Programm keine passenden Produkte findet, mit denen die Position automatisch verknüpft werden kann, kann der Benutzer diese Verknüpfung direkt auf der Eingangsrechnung angeben.

Auf dieser Grundlage wird eine Zuordnung der im System registrierten Produkte zu den aus der OCR erhaltenen Daten erstellt.

Die Verbindungsliste wird automatisch vom System aktualisiert, basierend auf Aktionen, die Sie durchführen, wie zum Beispiel:

• Verknüpfen einer Position aus einem Dokument mit einem Produkt aus der Produktliste
• Hinzufügen einer neuen Produktkarte auf Positionsebene eines Dokuments
• Entfernen der Verbindung zwischen einem Produkt und einer Position in einem Dokument

sowie basierend auf automatischen Verknüpfungen von Positionen mit Produkten aus der Liste, die auf Basis des Produktnamens oder EAN-Codes durchgeführt werden.

Für jeden Kunden wird eine separate Verbindungsliste erstellt. Deshalb ist eine automatische Anpassung des Produkts zu einer Rechnungsposition nur für Rechnungen möglich, die von Kunden ausgestellt wurden, für die ein Kundenkonto angelegt wurde.

Wird bei der Eingabe einer Eingangsrechnung der Kunde nicht erkannt, kann das Programm die erstellte Verbindungsliste zwischen den Produkten nicht nutzen.

Um einen neuen Geschäftspartner für das Dokument anzulegen, klicken Sie auf „Daten ändern“, überprüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf „Anlegen“. Je nachdem, ob das Programm die Produktinformationen in der Rechnung zuordnen konnte, werden die Elemente des Dokuments unterschiedlich gekennzeichnet:

• Produkt erkannt (blau) – Das bedeutet, dass das Programm das Produkt zur Rechnungsposition gefunden hat. Wenn Sie die Rechnung bestätigen, wird das Produkt ins Lager übernommen (falls für dieses Produkt ein Lagerbestand geführt wird). Sie können diese Zuordnung jederzeit ändern oder löschen.

• Produkt nicht erkannt (gelb) bedeutet, dass das Programm keine Verknüpfung der Rechnungsposition mit einer Produktkarte vorgenommen hat. Der Benutzer kann eine solche Verknüpfung selbst erstellen, indem er ein Produkt aus der Liste verknüpft oder  eine neue Produktkarte hinzufügt:

Ein neues Produkt, das auf Basis der von Comarch OCR erstellten Eingangsrechnung erstellt wird, wird immer als Ware gekennzeichnet. Zusätzlich wird bei Nutzern, die ein Warenlager besitzen, sofort der Parameter „Überwachung der Lagerbestände“ aktiviert. Die Daten auf der Produktkarte werden bearbeitet.

Bei der Überprüfung der Eingangsrechnung ermöglicht das Programm die vollständige Bearbeitung des Artikels:

• Hinzufügen neuer Elemente, auch wenn sie von OCR nicht erkannt/hinzugefügt wurden,
• Entfernen von Elementen aus dem Dokument, unabhängig davon, ob sie vom Benutzer hinzugefügt wurden oder aus dem OCR-Dienst stammen
• Änderung der eingegebenen Daten: Mengen, Preise oder Mehrwertsteuersätze

Wenn Änderungen an dem Dokument vorgenommen wurden, kann der Benutzer:

• Dokument in einer Arbeitsversion speichern – dieses Dokument bleibt im Bearbeitungsmodus und wird in der Liste als nicht verifiziert markiert
• Das Dokument wird dauerhaft als verifiziert gekennzeichnet. Gleichzeitig wird ein externes Zulassungsdokument erstellt, das Produkte mit Statuskontrolle umfasst und entsprechende Einträge auf der Buchseite generiert.