In Deutschland gibt es einen großen Wandel hin zu einem verpflichtenden Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen. Im Rahmen des Wachstumschancengesetz wurde im März 2024 die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht beschlossen.

Aus diesem Grund haben wir systemische Änderungen vorgenommen, um die verpflichtende Annahme elektronischer Rechnungen in Deutschland gemäß den CEN EN 16931-Standards ab dem 1. Januar 2025 zu erfüllen. In der Comarch ERP XT Anwendung besteht die Möglichkeit, Einkaufsdokumente im ZUGFeRD / xRechnung Format zu importieren. Der Dateiimport ist erfolgreich, wenn sie den Standards PDF 1.6 und ZUGFeRD 2.x entspricht.

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für die elektronische Rechnungsstellung, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt wurde. Das Format ZUGFeRD basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen und der am 28. Juni 2017 veröffentlichten europäischen Norm EN 16931. Für ZUGFeRD gelten die Normen ISO 19005-3:2012 (PDF/A-3). ZUGFeRFD integriert als hybrides Datenformat strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument (PDF/A-3-Dokument). Bei Hybridrechnungen (ZUGFeRD, auch Factur-X genannt) wird das Format PDF/A-3 als Datenträger definiert. Es zeichnet sich durch drei Hauptmerkmale aus:

1. Die Rechnungsdaten werden visuell in Form eines PDF/A-3-konformen Dokuments dargestellt. Dieses Dokument stellt die Rechnung in einer für den Benutzer lesbaren Form dar, die eine langfristige Archivierung ermöglicht.Gleichzeitig garantiert die PDF/A-Konformität eine hohe technische Qualität der Rechnungsdateien, wodurch Interpretations- oder Darstellungsfehler praktisch ausgeschlossen werden.
2. Die Rechnungsdaten werden in einer PDF/A-Datei im XML-Format mit dem gesamten Dokument über das Datei-Lexikon abgelegt.Der große Vorteil ist, dass XML maschinenlesbar ist und somit automatisch weiter verarbeitet werden kann, ohne dass Papierdokumente digitalisiert werden müssen.
3. Das PDF/A-3-Dokument wird durch ein entsprechendes Schema als Factur-X-konforme Rechnung klassifiziert.

Wie füge ich ein Dokument zur Eingangsrechnungenliste hinzu?

Wählen Sie in der Liste Rechnung die Schaltfläche: Import ZUGFeRD/xRechnung verfügbar in der Dropdown – Liste neben der Schaltfläche: Eingangrechnung hinzufügen.

Markieren Sie dann die Dateien mit den Rechnungen, die Sie laden möchten. Nachdem Sie mit der Verarbeitung der Dokumente begonnen haben, erscheint auf dem Bildschirm ein Fenster mit Informationen über die bearbeiteten Dokumente. Für jedes Dokument sieht der Benutzer, ob die Bearbeitung korrekt abgeschlossen wurde. Mit dem Hinzufügen der Rechnung wird auch die Datei gespeichert, aus der das Dokument gelesen wurde.
Comarch erkennt Rechnungsdaten in den Währungen EUR und CHF. Es werden sowohl Dokumente aus einzelnen Dateien (ein Dokument ist eine Datei) als auch mehrere Dokumente in einer PDF-Datei erkannt.
Folgende Daten werden erkannt:

• Nummer des Vertragspartners
• UStID-Nr.
• die Nummer des Dokuments
• Datum der Inbetriebnahme, Ausstellung und Kauf
• Zahlungsart und Zahlungsfrist
• Nummer des Bankkontos
• Informationen über die Positionen im Dokument

Comarch OCR erlaubt es nicht, das gleiche Dokument mehrmals einzugeben. Bei der Dokumentenerkennung wird eine Duplikationsprüfung eingeführt, die überprüft, ob sich bereits ein Dokument mit den gleichen Daten in der Eingangsrechnungenliste befindet:

• Rechnungsnummer
• USt-IdNr.
• Nettobetrag
• Ausstellungsdatum

Überprüfung der verarbeiteten Dokumente

Nach Abschluss der Verarbeitung werden die eingelesenen Dokumente in der Liste der Eingangsrechnungen als „Überprüft” oder „Nicht überprüft” gekennzeichnet.

Dokumente, die durch den Import in die Eingangsrechnungliste eingegeben werden, sollten vom Benutzer hinsichtlich der Richtigkeit der importierten Daten überprüft und anschließend endgültig bestätigt werden. Nicht überprüfte Dokumente werden in einer speziellen Ansicht geöffnet, damit der Benutzer den Scan der Rechnung mit den gelesenen Daten vergleichen kann:

Bei der Überprüfung sollten Sie besonders auf folgende erkannte Daten achten:

• USt-IdNr. und Kundendaten
• Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum und Verkaufsdatum
• Zahlungsart und Zahlungsziel
• Bankkontonummer
• Positionen auf der Rechnung, Mehrwertsteuersätze und Beträge

Zuordnung von Produktkarten zu Positionsdaten

Bei der Eingabe einer Eingangsrechnung durch den Import versucht das Programm, die Positionen auf der Rechnung  mit den im System registrierten Produktkarten zu verknüpfen. Die Verknüpfung wird auf der Grundlage von:

• EAN-Code
• Name des Produkts

Wenn das Programm keine passenden Produkte findet, mit denen die Position automatisch verknüpft werden kann, kann der Benutzer diese Verknüpfung direkt auf der Eingangsrechnung angeben.

Auf dieser Grundlage wird die Zuordnung der im Konto registrierten Produkte zu den Daten, die aus dem Import  der Rechnung stammen, erstellt.

Die Verbindungsliste wird automatisch vom System aktualisiert, basierend auf Aktionen, die Sie durchführen, wie zum Beispiel:

• Verknüpfen einer Position aus einem Dokument mit einem Produkt aus der Produktliste
• Hinzufügen einer neuen Produktkarte auf Positionsebene eines Dokuments
• Entfernen der Verbindung zwischen einem Produkt und einer Position in einem Dokument

sowie basierend auf automatischen Verknüpfungen von Positionen mit Produkten aus der Liste, die auf Basis des Produktnamens oder EAN-Codes durchgeführt werden.

Für jeden Kunden wird eine separate Verbindungsliste erstellt. Deshalb ist eine automatische Anpassung des Produkts zu einer Rechnungsposition nur für Rechnungen möglich, die von Kunden ausgestellt wurden, für die ein Kundenkonto angelegt wurde.

Wird bei der Eingabe einer Eingangsrechnung der Kunde nicht erkannt, kann das Programm die erstellte Verbindungsliste zwischen den Produkten nicht nutzen.

Um einen neuen Geschäftspartner für das Dokument anzulegen, klicken Sie auf „Daten ändern“, überprüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf „Anlegen“. Je nachdem, ob das Programm die Produktinformationen in der Rechnung zuordnen konnte, werden die Elemente des Dokuments unterschiedlich gekennzeichnet:

• Produkt erkannt (blau) – Das bedeutet, dass das Programm das Produkt zur Rechnungsposition gefunden hat. Wenn Sie die Rechnung bestätigen, wird das Produkt ins Lager übernommen (falls für dieses Produkt ein Lagerbestand geführt wird). Sie können diese Zuordnung jederzeit ändern oder löschen.

• Produkt nicht erkannt (gelb) bedeutet, dass das Programm keine Verknüpfung der Rechnungsposition mit einer Produktkarte vorgenommen hat. Der Benutzer kann eine solche Verknüpfung selbst erstellen, indem er ein Produkt aus der Liste verknüpft oder eine neue Produktkarte hinzufügt:

Ein neues Produkt, das auf der Ebene der Eingangsrechnung erstellt wird, die durch den Import des Dokuments eingegeben wird, wird immer als Ware bezeichnet. Zusätzlich wird bei Nutzern, die ein Warenlager besitzen, sofort der Parameter „Überwachung der Lagerbestände“ aktiviert. Die Daten auf der Produktkarte werden bearbeitet.

Bei der Überprüfung der Eingangsrechnung ermöglicht das Programm die vollständige Bearbeitung des Artikels:

• Hinzufügen neuer Elemente,
• Entfernen von Elementen aus dem Dokument,
• Änderung der eingegebenen Daten: Mengen, Preise oder Mehrwertsteuersätze

Wenn Änderungen an dem Dokument vorgenommen wurden, kann der Benutzer:

• Dokument in einer Arbeitsversion speichern – dieses Dokument bleibt im Bearbeitungsmodus und wird in der Liste als nicht verifiziert markiert
• Das Dokument wird dauerhaft als verifiziert gekennzeichnet. Gleichzeitig wird ein externes Zulassungsdokument erstellt, das Produkte mit Statuskontrolle umfasst und entsprechende Einträge auf der Buchseite generiert.