Eine Ausgangsrechnung bzw. ein Kassenbeleg, kann nur für die Dokumente ausgestellt werden, die bestätigt und zuvor nicht in ein Handelsdokument umgewandelt wurden.
Nach der Markierung eines oder mehrerer Lieferscheine in der Liste, kann aus dem Kontextmenü ein kommerzielles Dokument z.B. eine Ausgangsrechnung konvertiert und somit erstellte werden. Die Option „In Ausgangsrechnung konvertieren“ ist nur für Dokumente verfügbar, die zu Bruttopreisen ausgestellt wurden.
Bei der Konvertierung mehrerer Lieferscheine in eine Rechnung werden mehrere Bedingungen überprüft. Wenn eine davon nicht erfüllt ist, wird die Konvertierung blockiert. Während der Konvertierung wird geprüft, ob die Lieferscheine:
- für denselben Kunden ausgestellt werden
- die gleiche Preise beinhalten: netto oder brutto
- die gleiche Währung und zum gleichen Kurs eingegeben wurden
Daten aus dem Lieferschein werden in das erstellte Handelsdokument übertragen, teilweise ist die Bearbeitung einzelner Felder gesperrt: Kunde, Währung können nicht geändert werden. Das Verkaufsdatum wird ebenfalls basierend auf dem Lieferschein festgelegt und kann nicht geändert werden.
Alle Artikel aus dem Lieferschein werden in den Verkaufsbeleg übernommen. Sie können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Es ist nicht möglich, neue Artikel mit dem Status „Ware” in das Verkaufsdokument aufzunehmen, wo der Parameter „Überwachung der Lagebestände“ markiert ist. Wenn der Rechnung ein neues fehlendes Produkt hinzugefügt werden muss, wird zuerst ein Lieferschein in dem die fehlenden Waren erfasst werden, ausgestellt und in ein Verkaufsdokument konvertiert. In der Rechnung, die auf der Grundlage von Lieferschein erstellt wurde, können nur Artikel hinzugefügt werden, für die keine Bestandskontrolle, d.h. der Parameter „Überwachung der Lagerbestände“ aktiviert ist.
Ein Lagerbeleg, der bereits in einen Verkaufsdokument umgewandelt wurde, ist in der Liste mit dem Status „Vorhanden Verkaufsdokument“ gekennzeichnet.
