Zum reibungslosen Ablauf in einem Unternehmen gehört unter anderem der pünktliche Eingang von Zahlungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig sind. Wenn ein Kunde in Zahlungsverzug gerät, wird die Überfälligkeit einer Rechnung in ERP XT abgebildet und der Kunde kann abgemahnt werden. Dies erkennt man am roten Statustext ,,x Tage überfällig” oder ,,Gestern”.

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte einer Mahnungserstellung beschrieben:

Eine Mahnung per E-Mail senden:

Schritt 1: Navigiere in der Menüspalte links über den Menüpunkt ,,Handel” zum Unterpunkt ,,Ausgangsrechnungen„.

Schritt 2: Markiere das gewünschte Dokument (Rechnung) und klicke auf das „Per E-Mail senden-Symbol” rechts oben.

Schritt 3: Im Anschluss öffnet sich ein Eingabeformular. Hier kannst du die Mailadresse des Empfängers, den Betreff sowie den Inhalt manuell eingeben bzw. anpassen. Außerdem hast du die Möglichkeit den Typ des Ausdrucks, in diesem Fall ,,Mahnung”, über das Drop down-Menü festzulegen. Der Versand der Mahnung erfolgt nach der Betätigung des Buttons „Senden“.

Eine Mahnung ausdrucken:

Schritt 1: Markiere das gewünschte Dokument (Rechnung) und klicke oben rechts auf den Pfeil neben dem ,,Drucken-Symbol“.

Schritt 2: Wähle anschließend im Druckermenü die Dokumenten-Art „Mahnung“ aus. Das System generiert automatisch eine Mahnung, die du herunterladen und zur weiteren Verwendung speichern kannst.

Wichtige Info! Das System fragt dich im Anschluss, ob du den gewählten Dokumenten-Typ für diesen Geschäftspartner als Standard festlegen möchtest.