Es ist mittlerweile üblich, Rechnungen als Anhang per E-Mail von einer Unternehmensadresse aus zu versenden. In ERP XT ist dies natürlich auch möglich.
Um eine Rechnung aus Comarch ERP XT per E-Mail zu senden, navigiere in der Menüleiste links über den Menüpunkt ,,Handel“ zum Unterpunkt ,,Ausgangsrechnungen“ und wähle in der Rechnungsübersicht das entsprechende Dokument aus (mit der rechten Maustaste markieren oder auf das Kreis-Symbol in der Kachel rechts unten klicken). Anschließend erscheint rechts oben ein Kontextmenü mit einem E-Mail-Symbol.
Durch Klick auf das E-Mail-Symbol öffnet sich ein Hinweis- bzw. Auswahlfenster
E-Mails können direkt aus dem ERP XT-Programm oder über das auf dem Computer installierte E-Mail-Programm gesendet werden.
In der Konfiguration (Zahnrad-Symbol, oben rechts)
ist unter dem Reiter ,‚Allgemein’‘ der Parameter ‚,Nachrichten mit Standard-Mailanwendung versenden“ verfügbar.
Nach Auswahl des Parameters wird die Nachricht mit dem Anhang/Rechnung (Link) an das Standard-E-Mail-Programm weitergeleitet.
Die Nachricht kann hier bearbeitet, als Entwurf gespeichert oder sofort versendet werden. Der Nachrichtentext enthält auch einen Link zum Herunterladen des angehängten Dokumentes.
Wenn der Konfigurationsparameter nicht ausgewählt ist, werden E-Mails direkt aus dem Comarch ERP XT-Programm heraus gesendet. Die PDF-Dokumente werden der E-Mail angehängt und an den Kunden bzw. Lieferanten gesendet. Ist für den auf der Rechnung angegebenen Kunden bzw. Lieferanten in der entsprechenden Kunden- bzw. Lieferantenkartei eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese automatisch in das Feld ,,An:“ eingefügt.
Sollte die E-Mail-Adresse nicht in der Kunden- bzw. Lieferantenkartei hinterlegt sein, so wird sie nach der ersten Eingabe im Adressfeld und dem ersten Versand des Dokuments automatisch in der entsprechenden Kartei gespeichert. Wenn die Adresse zum Zeitpunkt des Versands geändert wird, fragt das Programm, ob die Adresse auch in der entsprechenden Kartei des Kunden bzw. Lieferanten aktualisiert werden soll.
